Zanim się wyjedzie na urlop, należy uporządkować bieżące sprawy, posegregować je i zaplanować, jak się z nimi obchodzić po powrocie z wypoczynku. Warto też zadbać o komunikację – zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. W przeciwnym wypadku urlop może zamienić się w udrękę, a pierwsze dni po powrocie w chaos.
Jeśli urlop masz dopiero przed sobą, poznaj 7 wskazówek, które pomogą ci ze spokojem na niego wyjechać i równie spokojnie wrócić po nim do pracy.
1. Dowiedz się, kto może cię potrzebować
Zastanów się, czego mogą potrzebować podczas urlopu twoi przełożeni, współpracownicy czy klienci. Przedstaw im swoją listę i zapytaj, czy coś jeszcze mogłoby im się przydać. Mając te informacje, przygotuj wszystkie dane, raporty, dokumenty czy oferty. Do tego, czego nie jesteś w stanie przygotować wcześniej, zaangażuj osoby, które zajmą się tym podczas twojej nieobecności. Oczywiście uprzedź je, że ktoś może zwrócić się do nich po pomoc.
2. Zakończ kluczowe zadania i rozdziel swoją pracę
Scott Edinger i David Allen (autor książki „Getting Things Done”) kładą nacisk na “wyczyszczenie biurka”. Podejmij decyzje, odpowiedz na pytania, odpisz na wiadomości. Przynajmniej tydzień przed twoim wyjazdem zadbaj o wstrzymanie projektów lub upewnij się, że mogą być kontynuowane bez twojego udziału.
Ustal ze współpracownikami, kto zaopiekuje się twoimi projektami lub klientami. Podziel pracę na kilka kategorii, np. według projektów, grup produktów lub obsługiwanej instytucji. Przekaż im kluczowe informacje, dane i status zadań. Wskaż priorytety w swoim obszarze odpowiedzialności, aby wiedzieli, co może poczekać, a czym muszą się zająć, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Wszystko wraz z danymi kontaktowymi prześlij e-mailem, a na wszelki wypadek wydrukuj i wręcz osobiście. Upewnij się, że wszyscy korzystający z twojej pracy wiedzą, co mają robić pod twoją nieobecność.
3. Ustal zasady komunikacji podczas urlopu
To mają być wakacje, nie chcesz ciągle odbierać telefonów i odczytywać e-maili. Dorie Clark, która pracuje z takimi markami jak Google i Uniwersytet Yale, doradza ustalenie sposobu komunikacji. Zadbaj o to, aby wszyscy, którzy mogą cię niepokoić, poznali twoje warunki i się na nie zgodzili. Szczególnie zadbaj o przełożonego i klientów. Jeśli już naprawdę musisz coś zrobić podczas urlopu, zrób wszystko, żeby wystarczyła do tego rozmowa telefoniczna.
Peter Bregmana, doradca CEO m.in. Nike i UNICEF, radzi, aby ustalić stałe bloki czasowe, w których będziesz dostępny. Polecam umówienie się na wczesne godziny poranne. Umożliwi to odpowiedzenie na wszelkie pytania, zanim inni przyjdą do pracy i zaczną dopytywać, wyjaśniać, prosić o więcej.
4. Zaplanuj „miękkie lądowanie”
Planując, co będziesz miał do zrobienia po powrocie, nie ustawiaj najważniejszych spraw na pierwszy dzień po powrocie. Kluczowych klientów, projekty i zadania zacznij załatwiać od drugiego dnia. Natomiast cały pierwszy tydzień zaplanuj jeszcze przed wyjazdem i jeśli tylko możesz, odłóż jak najwięcej na kolejny.
Peter Bregman ma jeszcze jedną zasadę – ostatniego dnia i ostatniej nocy nie sprawdzaj poczty. Rozpakuj się, zrób pranie i skorzystaj z ostatnich godzin odpoczynku.
5. Wyhamuj dzień przed urlopem
Na ok. 2 tygodnie przed urlopem zaplanuj sobie najważniejsze zadania i ostatniego dnia pracy zajmuj się wyłącznie drobnymi sprawami. O wszystkich zmianach, zastępstwach i nieobecności poinformuj zainteresowanych dwa dni przed urlopem. Jeśli ktoś przypomni sobie o czymś ważnym, będzie czas na zajęcie się tym.
6. Przygotuj skrzynkę e-mailową na lawinę wiadomości
Dla wielu oczywiste jest ustawienie autorespondera, który informuje o okresie nieobecności. Warto dodać w nim, kto i w jakiej sprawie cię zastępuje oraz jakie są zasady komunikacji z tobą. Jeśli masz kontakt tylko z pracownikami firmy, możesz też poprosić o zebranie pytań w jednym e-mailu.
Drugim skutecznym narzędziem jest ustawienie filtrów wiadomości. Podziel je wg kategorii, projektów lub klientów. To pomoże ci po powrocie szybko zidentyfikować te, którymi musisz się zająć w pierwszej kolejności.
7. Posprzątaj w biurze i w domu
Ostatni krok wydaje się zbyteczny, ale pozwala zaoszczędzić pracy po powrocie. Mianowicie, przed wyjściem uporządkuj swoje biurko i posegreguj dokumenty. Te, do których musisz wrócić, opisz. Jeśli wyjeżdżasz z domu, uporządkuj go. Po powrocie będziesz mógł zająć się rozpakowaniem i korzystaniem z ostatniego dnia wolnego.
Źródło: http://kariera.forbes.pl/jak-wziac-urlop-i-uniknac-katastrofy-,artykuly,159088,1,1.html
autor: Wojciech Paździor, Dyrektor Zarządzający Active Strategy
