Prowadzenie każdego rodzaju przedsiębiorstwa wiąże się z gromadzeniem odpowiedniej dokumentacji. Nieodpowiednie przechowywanie dokumentów podlega bardzo wysokiej karze.
Tradycyjne metody
Przechowywanie dokumentów w tradycyjny sposób jest bardzo problematyczne. Istnieją bowiem takie dokumenty, które trzeba archiwizować nawet kilka lat. Na wszystkie papiery i faktury musi być odpowiednie miejsce, dlatego wszelakie dokumenty przechowywane są w archiwach. Ze względu na ilość dokumentów w archiwach wprowadzono odpowiednie sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów.
Przykład:
-
Symbol A – dokumentacja posiadająca stałą wartość historyczną, są to np. sprawozdania finansowe, akty własności itd.
-
Symbol B – oznacza się wszelakie papiery niearchiwalne z wieloma podkategoriami np. B1, Bc, lub BC. Każda kategoria ma swoje unikatowe znaczenie.
Posiadanie takiego archiwum jest bardzo trudne, ponieważ papier często ulega zniszczeniu a tusz ulega blaknięciu. W takich pomieszczeniach musi zostać zachowana odpowiednia temperatura, a w przypadku wypadków losowych takich jak zalanie lub pożar z dokumentacji nic nie zostaje. Są za to odpowiednie rozwiązania.
Innowacyjne archiwa
Większość dokumentów wypełnia się komputerowo, istnieją podpisy elektroniczne oraz poczta elektroniczna, która powoli wypiera tradycyjną. Przechowywanie wszelakiej dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności w formie elektronicznej jest znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze. W tym celu powstały specjalne programy komputerowe służące do elektronicznego obiegu dokumentacji.
Do zalet takich programów z pewnością można zaliczyć następujące fakty:
-
pliki są ściśle chronione przed utratą;
-
łatwiejsze wyszukiwanie potrzebnych dokumentów;
-
trwałość przechowywania;
-
brak angażowania dodatkowej powierzchni na dokumenty.
Zalet takich systemów jest o wiele więcej, o czym świadczą pozytywne opinie przedsiębiorców, którzy z takich oprogramowani korzystają na co dzień. Innowacyjne rozwiązania są niezawodne i wykorzystywane w największych korporacjach.
Warto podnosić efektywność swojego przedsiębiorstwa. W gospodarce bardzo istotne jest podążanie za pewnymi trendami. Warto już dziś zacząć korzystać z takich programów, ponieważ może nas to uchronić przed kolosalnymi karami pieniężnymi za brak dokumentacji.
Artykuł powstał przy współpracy z http://www.firmone.pl.
